Seit wann gibt es Varyos?

Seit 2018 entwickeln wir die Plattform in enger Zusammenarbeit mit kleinen Unternehmen. 2023 wurde Varyos als Produkt veröffentlicht, 2024 folgten die Branchenmodule Varyos Craft (Handwerk) und Varyos Med (Gesundheitswesen).

Wie unterscheiden sich Standard und Premium?

Standard ist Ihr digitales Büro: E-Mail, Kalender, Dokumente, Vorlagen und Formulare. Perfekt für den Einstieg in die digitale Büroorganisation.

Premium erweitert dies um eine professionelle Homepage mit SEO, Kunden- und Projektverwaltung, Angebots- und Rechnungswesen, Newsletter und vieles mehr. Nur im Premium-Tarif sind auch Erweiterungen wie Lohnbuchhaltung oder Microsoft 365 (Office)-Integration verfügbar.

Muss ich etwas installieren?

Nein. Varyos läuft vollständig im Browser – keine Installation, keine Updates, keine Wartung. Einfach anmelden und loslegen.

Optional bieten wir eine Desktop-App für Windows und macOS an, die ein fokussiertes Arbeiten ohne Browser-Ablenkungen ermöglicht.

Auf welchen Geräten kann ich Varyos nutzen?

Auf allen Geräten mit einem modernen Browser: Windows-PC, Mac, iPad, Android-Tablet, Chromebook oder Linux-Rechner. Die Oberfläche passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an.

Benötige ich eine permanente Internetverbindung?

Ja, Varyos ist eine Cloud-Anwendung und benötigt eine stabile Internetverbindung. Wir empfehlen mindestens 16 MBit/s (DSL oder schneller) für ein flüssiges Arbeiten.

Kann ich Varyos auch mobil nutzen?

Ja, die Anwendung ist vollständig responsive und funktioniert auf Smartphones und Tablets. Für bestimmte Branchenmodule gibt es zusätzlich native Apps (z.B. Patientenerfassung im Gesundheitswesen).

Welche Funktionen sind enthalten?

Je nach Tarif und Branchenmodul stehen Ihnen unter anderem zur Verfügung:

• Kommunikation: E-Mail-Verwaltung, Newsletter, Kundenportal
• Organisation: Kalender, Terminbuchung, Aufgabenverwaltung
• Dokumente: Vorlagen, Mediathek, Dokumentenmanagement (DMS)
• Geschäft: Kundenverwaltung (CRM), Angebote, Aufträge, Rechnungen
• Online-Präsenz: Homepage-Baukasten, SEO-Optimierung, Formulare
• Branchenspezifisch: Patientenverwaltung, Tourenplanung, Projektverwaltung u.v.m.

Kann ich einzelne Module zu- oder abwählen?

Ja, Varyos ist modular aufgebaut. Sie aktivieren nur die Module, die Sie benötigen. So zahlen Sie nicht für Funktionen, die Sie nicht nutzen. Module können jederzeit hinzugefügt oder deaktiviert werden.

Was sind AddOns?

AddOns sind optionale Erweiterungen für den Premium-Tarif, die spezielle Funktionen freischalten:

• Telefon-Center: SIP-Telefonie, KI-Assistent, Anrufverteilung
• Microsoft 365: Exchange-E-Mail, SharePoint, Teams-Integration
• Lohnbuchhaltung: Gehaltsabrechnung, Steuerberechnung, ELSTER-Übermittlung
• SEO & Kampagnen: Werbekampagnen auf Google, Bing und Meta verwalten

Kann ich meine eigene Domain für die Homepage nutzen?

Ja, selbstverständlich. Sie können Ihre bestehende Domain verwenden oder über uns eine neue registrieren. SSL-Zertifikate für sichere HTTPS-Verbindungen sind inklusive.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Wir nutzen Microsoft Azure mit Standorten in Deutschland und den Niederlanden.

Werden meine Daten gesichert?

Ja, automatisch. Wir erstellen regelmäßige Backups aller Daten. Im Notfall können wir Ihre Daten schnell wiederherstellen. Sie müssen sich um nichts kümmern.

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

In den meisten Fällen nicht. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist in Deutschland nur erforderlich, wenn:

• Mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten
• Sie regelmäßig besonders sensible Daten in großem Umfang verarbeiten

Für typische kleine Unternehmen, die Varyos nutzen, ist dies in der Regel nicht der Fall.

Was kostet Varyos?

Standard: ab 39 € monatlich (oder 390 € jährlich)
Premium: ab 69 € monatlich (oder 690 € jährlich)

Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. und beinhalten unbegrenzte Benutzerkonten. AddOns werden separat berechnet.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja, Sie können Varyos Premium 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Keine Kreditkarte erforderlich, keine automatische Verlängerung.

Wie kann ich bezahlen?

Wir akzeptieren Zahlung per SEPA-Lastschrift, Überweisung, Kreditkarte und PayPal. Sie können zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung wählen (bei jährlicher Zahlung sparen Sie ca. 15%).

Kann ich jederzeit kündigen?

Ja, Sie können Ihr Abonnement jederzeit zum Ende der Laufzeit kündigen. Es gibt keine versteckten Kosten und keine Mindestvertragslaufzeit über die gewählte Periode hinaus.

Welche Funktionen bietet Varyos Craft?

Varyos Craft wurde speziell für Handwerksbetriebe entwickelt und bietet:

• Kundenverwaltung mit Kartendarstellung und Routenplanung
• Angebots- und Auftragswesen mit digitalen Unterschriften
• Rechnungsstellung mit automatischer Mahnung
• Projektverwaltung für komplexe Bauvorhaben
• Materialverwaltung und Lieferanten-Management
• Tourenplanung für Außendienstmitarbeiter

Kann ich Angebote und Rechnungen direkt versenden?

Ja, alle Dokumente können direkt per E-Mail versendet oder im Kundenportal bereitgestellt werden. PDFs werden automatisch generiert und archiviert.

Ist Varyos Med ein Praxisverwaltungssystem (PVS)?

Nein, Varyos Med ersetzt nicht Ihr PVS. Es ist eine ergänzende Organisationssoftware für Patientenkommunikation, Terminbuchung, Formulare und interne Abläufe.

Kann ich Patientendaten aus meinem PVS importieren?

Ja, wir können Basisdaten aus den meisten Praxisverwaltungssystemen übernehmen (nur lesend). Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister über den Datenexport – wir verarbeiten alle gängigen Formate.

Wie werden Patientendaten geschützt?

Besonders streng. Alle Gesundheitsdaten unterliegen erweiterten Schutzmaßnahmen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Informationen
• Rollenbasierte Zugriffsrechte (nur autorisiertes Personal)
• Vollständige Löschung auf Patientenwunsch
• Detaillierte Zugriffsprotokolle für Audit-Anforderungen

Können Patienten online Termine buchen?

Ja, Varyos Med bietet ein integriertes Online-Buchungssystem. Patienten wählen Terminart und freie Zeitfenster über Ihre Homepage oder das Patientenportal. Sie behalten die volle Kontrolle über verfügbare Zeiten und Termintypen.

Wie erreiche ich den Support?

Unser Support-Team ist per E-Mail, Telefon und Chat erreichbar. Im System finden Sie außerdem ein umfangreiches Hilfesystem mit Anleitungen und Videos.

Bieten Sie Schulungen an?

Ja, wir bieten persönliche Einführungen per Videocall sowie Vor-Ort-Schulungen an. Zusätzlich finden Sie in der Anwendung interaktive Tutorials und Hilfetexte.

Helfen Sie bei der Einrichtung?

Selbstverständlich. Wir unterstützen Sie bei der Ersteinrichtung, dem Import bestehender Daten, der Gestaltung Ihrer Homepage und der Konfiguration aller Module. Auf Wunsch übernehmen wir auch die komplette Einrichtung für Sie.